E-Rechnung Vorlage & Muster: die Pflichtfelder
E-Rechnung hier prüfen
Ziehe eine XML- oder ZUGFeRD-PDF-Datei hierein. Die Prüfung läuft lokal in deinem Browser gegen die EN 16931 — deine Datei verlässt deinen Rechner nicht.
Eine echte E-Rechnung Vorlage ist kein hübsch gestaltetes PDF, sondern ein strukturierter Datensatz — das eigentliche „Muster“ ist der Satz an Pflichtfeldern nach EN 16931, den du ausfüllst und als Datei exportierst.
Warum es keine klassische Vorlage gibt
Bei einer Papierrechnung suchst du dir ein schönes Layout in Word oder Excel und tippst los. Bei einer E-Rechnung funktioniert das nicht. Eine E-Rechnung ist strukturiertes XML nach EN 16931 — eine Maschine liest die Daten direkt aus den Feldern, nicht aus der Optik. Es gibt zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybride PDF mit eingebettetem XML).
Deshalb hilft dir ein Word-Muster nichts. Die einzige sinnvolle „Vorlage“ ist die Liste der Pflichtfelder — wenn die vollständig und korrekt befüllt ist, ist die Rechnung gültig.
Die Pflichtfelder als Vorlage
Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG, nur strukturiert:
- Vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung und Menge je Position
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Nettobeträge, Steuersätze, Steuerbeträge und Bruttogesamtbetrag
Bei Rechnungen an Behörden (B2G) kommt die Leitweg-ID als Pflichtfeld hinzu.
Vorlage ausfüllen und exportieren
- Pflichtfelder eintragen: Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Positionen mit Menge, Steuersätze und Beträge in ein Formular eingeben.
- Format wählen: XRechnung für die reine Datenübergabe, ZUGFeRD, wenn der Empfänger zusätzlich eine lesbare PDF erhalten soll.
- Exportieren: Die fertige Datei herunterladen und versenden.
Am schnellsten geht das, wenn du deine E-Rechnung im Browser erstellst — lokal, ohne Upload, ohne Konto. Eine ausführliche Anleitung findest du unter E-Rechnung erstellen, für reine XRechnungen unter XRechnung erstellen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die EN 16931. XRechnung ist reines XML und ideal für Behörden. ZUGFeRD ist eine hybride PDF mit eingebettetem XML — praktisch, wenn dein Gegenüber die Rechnung auch sehen will. Welches besser passt, klärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Vor dem Versand prüfen
Eine ausgefüllte Vorlage ist nur dann gültig, wenn alle Pflichtfelder stimmen. Lass die Datei deshalb vorab auf Gültigkeit prüfen — das Tool validiert gegen die EN 16931 und die deutschen Geschäftsregeln.
Zur Einordnung der Fristen: E-Rechnungen empfangen müssen Unternehmen seit dem 01.01.2025. Das Versenden wird ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz und ab 2028 für alle verpflichtend.
Häufige Fragen
Gibt es eine E-Rechnung Vorlage zum Ausfüllen?
Keine optische Vorlage wie bei einer Papierrechnung. Die eigentliche Vorlage ist die Liste der EN-16931-Pflichtfelder. Du trägst sie in ein Formular ein und exportierst eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD.
Warum kann ich kein Word- oder Excel-Muster nehmen?
Ein Word- oder Excel-Dokument ist nur eine optische Darstellung. Eine E-Rechnung ist strukturiertes XML nach EN 16931, das Software automatisch verarbeitet. Eine PDF-Optik allein erfüllt die Pflicht nicht.
Welche Pflichtfelder muss eine E-Rechnung enthalten?
Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen mit Menge, Liefer-/Leistungsdatum sowie Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID.
Wie fülle ich die Vorlage aus und exportiere sie?
Du gibst die Pflichtfelder in ein Browser-Formular ein, wählst XRechnung oder ZUGFeRD und lädst die fertige Datei herunter — ohne Installation und ohne Konto.