E-Rechnung prüfen & validieren: gegen EN 16931
Bevor du eine E-Rechnung versendest — oder eine eingehende verbuchst — solltest du sie prüfen. Eine ungültige Rechnung wird vom Empfänger abgelehnt und kann den Vorsteuerabzug gefährden.
Was wird geprüft?
Eine vollständige Validierung umfasst mehrere Ebenen:
- Format (Schema): Ist die XML-Struktur technisch korrekt?
- Geschäftsregeln (EN 16931): Stimmen die inhaltlichen Regeln — etwa, dass die Summe der Positionen zum Gesamtbetrag passt?
- Nationale Regeln (BR-DE): Sind die deutschen Zusatzregeln erfüllt, z. B. eine gültige Leitweg-ID bei Behörden?
Diese Prüfung läuft technisch über Schematron-Regeln, wie sie auch der offizielle KoSIT-Validator nutzt.
So prüfst du eine E-Rechnung
- Datei wählen: XML (XRechnung) oder PDF (ZUGFeRD) in das Tool ziehen.
- Automatische Erkennung: Das Tool erkennt Format und Syntax (UBL oder CII) selbst und liest bei ZUGFeRD das eingebettete XML aus.
- Ergebnis lesen: Du erhältst eine Liste aller Fehler und Warnungen mit den jeweiligen Regel-IDs.
Fehlertypen verstehen
| Fehlertyp | Bedeutung |
|---|---|
| Formatfehler | Die XML-Struktur ist ungültig. |
| Geschäftsregelfehler | Eine Regel der EN 16931 oder BR-DE ist verletzt. |
| Inhaltlicher Fehler | Die Daten sind formal gültig, aber sachlich falsch. |
Format- und Geschäftsregelfehler erkennt der Validator zuverlässig. Inhaltliche Fehler — etwa eine falsche Adresse — musst du selbst kontrollieren.
Warum eingehende Rechnungen prüfen?
Das BMF erwartet, dass eingehende E-Rechnungen validiert werden. Nur eine korrekte, EN-16931-konforme Rechnung ist eine ordnungsgemäße Rechnung — und damit Grundlage für den Vorsteuerabzug. Mehr zur Rechtslage unter E-Rechnung Pflicht 2025.
Lokal und kostenlos
Die Prüfung läuft vollständig im Browser — deine Rechnung verlässt deinen Rechner nicht. Probiere es aus: E-Rechnung jetzt prüfen. Anschließend kannst du sie auch öffnen oder eine neue erstellen.
Häufige Fragen
Wie prüfe ich eine E-Rechnung?
Du lädst die XML- oder ZUGFeRD-Datei in einen Validator, der sie gegen die EN 16931 und die deutschen BR-DE-Regeln per Schematron prüft. Im Browser-Tool läuft das lokal, ohne Upload.
Was ist der Unterschied zwischen Formatfehler und Geschäftsregelfehler?
Ein Formatfehler verletzt die XML-Struktur (Schema). Ein Geschäftsregelfehler verletzt eine inhaltliche Regel der EN 16931 oder BR-DE, etwa unstimmige Summen. Beide führen zur Ablehnung.
Muss ich eingehende Rechnungen prüfen?
Empfehlenswert ja. Das BMF erwartet, dass eingehende E-Rechnungen validiert werden — nur eine fehlerfreie, EN-16931-konforme Rechnung berechtigt zuverlässig zum Vorsteuerabzug.