E-Rechnung Pflicht 2025: Was Kleinunternehmer wissen müssen
In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht im Geschäftskundenbereich (B2B). Die Umstellung erfolgt schrittweise — aber eine Pflicht betrifft dich schon heute.
Was bedeutet „E-Rechnung“?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Sie ist eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 — maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar. In Deutschland sind das vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Die wichtigsten Stufen
- Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und lesen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
- Ab 2027: Pflicht zum Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Versandpflicht für alle weiteren Unternehmen.
Für wen gilt die Pflicht?
Betroffen sind inländische Unternehmen im B2B-Bereich — unabhängig von der Größe. Sowohl Rechnungssteller als auch Empfänger müssen ihren Sitz in Deutschland haben. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht darunter.
Gibt es Ausnahmen?
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Übergangsfristen
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch auf Papier oder als PDF verschickt werden. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Die vollständige Übersicht steht unter E-Rechnung Fristen.
Was heißt das für Kleinunternehmer und Freelancer?
Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du E-Rechnungen annehmen und öffnen können. Der eigene Versand wird in den nächsten Jahren folgen. Du brauchst dafür keine teure Software — eine E-Rechnung lässt sich direkt im Browser öffnen, prüfen und erstellen.
Sofort starten
- Eingehende XML- oder ZUGFeRD-Rechnung lesbar anzeigen und auf Gültigkeit prüfen.
- Eigene Rechnung in unter einer Minute als XRechnung (UBL/CII) erstellen.
Welches Format das richtige ist, erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen Pflicht. Die Versandpflicht greift ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Beim Empfang ja: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen annehmen können. Beim Versand sind Kleinunternehmer befreit.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Das strukturierte Original ist acht Jahre revisionssicher nach den GoBD aufzubewahren. Details unter E-Rechnung archivieren.