XRechnung erstellen: Anleitung mit Leitweg-ID
Die XRechnung ist das Standardformat für Rechnungen an Behörden — und auch im B2B eine saubere Wahl, wenn reine Daten übertragen werden sollen. So erstellst du sie.
Schritt für Schritt
- Rechnungsdaten erfassen: Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Beträge eingeben.
- Leitweg-ID ergänzen (bei Behörden): Die Leitweg-ID ist bei B2G-Rechnungen Pflicht. Sie kommt in das Käufer-Referenzfeld (BT-10).
- Syntax wählen: UBL oder CII — beide sind gültig.
- Exportieren: Die XRechnung als XML-Datei herunterladen.
Direkt loslegen: XRechnung im Browser erstellen.
Was die XRechnung von ZUGFeRD unterscheidet
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei — ohne sichtbare PDF. Wenn der Empfänger die Rechnung zusätzlich „sehen“ können soll, ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Mehr im Vergleich.
Aktuelle Version beachten
Die XRechnung wird halbjährlich aktualisiert; aktuell ist Version 3.0.2. Ein gutes Tool erzeugt automatisch die gültige Fassung, sodass du dich darum nicht kümmern musst. Hintergründe unter XRechnung.
Pflichtfelder nicht vergessen
Neben den allgemeinen Rechnungsangaben verlangen die deutschen Geschäftsregeln (BR-DE) zusätzliche Felder. Häufige Stolpersteine: fehlende oder falsche Leitweg-ID, fehlende Käuferreferenz, unstimmige Beträge.
Immer validieren
Eine fehlerhafte XRechnung wird vom Empfänger-Portal abgewiesen. Prüfe sie deshalb vor dem Versand: Das Tool validiert die XRechnung gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln — lokal im Browser, ohne dass deine Daten hochgeladen werden.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Rechnungsdaten in ein Formular eingeben, bei Behörden die Leitweg-ID ergänzen, Syntax (UBL oder CII) wählen und als XML exportieren. Im Browser-Tool ohne Konto und ohne Upload.
Brauche ich für die XRechnung eine Leitweg-ID?
Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ja — dort ist die Leitweg-ID Pflicht. Im reinen B2B ist sie nicht erforderlich.
UBL oder CII bei der XRechnung?
Beide sind gültig. Richte dich nach Empfänger und Software; bei Versand über Peppol ist UBL verbreitet. Ein guter Empfänger verarbeitet beide Syntaxen.