Welches E-Rechnungs-Format? Der Praxis-Check für die Formatwahl

Aktualisiert: 2026-08-02

Die technische Frage bei der Umstellung lautet selten „E-Rechnung ja oder nein“, sondern: welches Format? Drei Namen tauchen dabei immer auf — XRechnung, ZUGFeRD und Peppol. Sie sind keine Alternativen im Sinne von „entweder/oder“, sondern lösen unterschiedliche Probleme.

Die drei Begriffe sauber getrennt

Der häufigste Denkfehler ist, alle drei auf dieselbe Ebene zu stellen. Tatsächlich beschreiben sie Verschiedenes:

• XRechnung ist ein Datenformat: eine reine XML-Datei, deutscher Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat: eine PDF, in die dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Technisch identisch mit Factur-X in Frankreich.
• Peppol ist kein Format, sondern ein Übertragungsnetz — der Weg, auf dem die Rechnung zum Empfänger kommt. Das darin transportierte Format ist Peppol BIS Billing, ebenfalls nach EN 16931.

Den technischen Aufbau vergleicht XRechnung vs. ZUGFeRD im Detail. Hier geht es um die Entscheidung.

Formatwahl nach Situation

Nach Branche und Größe

Handwerk und kleine Dienstleister fahren mit ZUGFeRD am ruhigsten: Der Kunde bekommt weiterhin eine PDF, die er öffnen und ablegen kann, und die strukturierten Daten reisen unsichtbar mit. Die branchenspezifischen Fragen behandelt E-Rechnung im Handwerk.

Bau und öffentliche Aufträge kommen an der XRechnung nicht vorbei. Hier ist die Leitweg-ID das eigentliche Nadelöhr — sie wird je Auftraggeber vergeben und muss in den Stammdaten gepflegt werden. Siehe E-Rechnung an Behörden.

Handel und Industrie mit hohem Volumen sollten auf reines XML setzen und die PDF-Erzeugung gar nicht erst mitschleppen. Wo bereits EDI-Verfahren laufen, gilt die verlängerte Übergangsfrist — der Wechsel lässt sich planen statt erzwingen.

Freiberufler und Kleinunternehmer brauchen zunächst überhaupt kein Ausgangsformat: Für sie gilt bis 2028 nur die Empfangspflicht. Details unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Beim Empfang gibt es keine Wahl

Wichtig für die Planung: Die Formatwahl betrifft nur den Versand. Beim Empfang musst du jedes normkonforme Format annehmen können — du kannst einem Lieferanten nicht vorschreiben, dass er statt XRechnung ZUGFeRD schickt. Deine Eingangsverarbeitung muss also beides lesen: reines XML in UBL und CII sowie ZUGFeRD-PDFs, aus denen das eingebettete XML ausgelesen wird.

Checkliste: Ist meine Software E-Rechnungs-ready?

Prüfe dein aktuelles Programm anhand dieser sieben Punkte. Jedes „Nein“ ist ein konkreter Gesprächspunkt mit dem Anbieter:

1. Ausgang: Erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD in einer Version, die der EN 16931 entspricht — und nennt sie die Version?
2. Eingang: Liest sie eingehende XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs, oder nur das, was sie selbst erzeugt?
3. Validierung: Prüft sie vor dem Versand gegen die Schematron-Regeln, oder merkst du den Fehler erst, wenn der Kunde ablehnt?
4. Leitweg-ID: Gibt es ein eigenes Feld dafür, oder musst du sie in ein Bemerkungsfeld tippen?
5. Archivierung: Legt sie das strukturierte Original ab — oder nur einen PDF-Ausdruck? Siehe E-Rechnung archivieren.
6. Stammdaten: Lassen sich USt-IdNr., Bankverbindung und Zahlungsbedingungen je Kunde sauber pflegen?
7. Korrekturen: Kann sie Gutschriften und Rechnungskorrekturen mit korrekter Referenz auf die Ursprungsrechnung erzeugen?

Ob sich der Wechsel überhaupt lohnt oder ein kostenloses Werkzeug reicht, ordnet E-Rechnung Software ein.

Format testen, bevor du dich festlegst

Am schnellsten klärt sich die Formatfrage an einer echten Datei. Erzeuge im Browser-Tool dieselbe Rechnung einmal als XRechnung und einmal als ZUGFeRD, schick beide an einen Testkunden und sieh, was in dessen System ankommt. Beide Varianten werden dabei gegen die EN 16931 und die deutschen Geschäftsregeln geprüft — lokal im Browser, ohne Upload.