E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt 2025?
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine wichtige Unterscheidung: Empfangen müssen sie E-Rechnungen, ausstellen müssen sie keine.
Empfang: Pflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können — ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. In der Praxis heißt das: Ein Geschäftspartner darf dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, und du musst sie entgegennehmen können.
Die gute Nachricht: Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Du brauchst keine teure Software. Zum Lesen kannst du die E-Rechnung im Browser öffnen und ihre Gültigkeit prüfen.
Versand: dauerhaft befreit
Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer befreit. Das Jahressteuergesetz 2024 hat dazu § 34a UStDV eingeführt: Eine Rechnung eines Kleinunternehmers darf immer als sonstige Rechnung — also auf Papier oder als PDF — übermittelt werden. Diese Befreiung ist dauerhaft und hat kein Ablaufdatum.
Du darfst natürlich freiwillig E-Rechnungen ausstellen — viele Geschäftskunden bevorzugen das, weil es ihre Buchhaltung vereinfacht.
Achtung: die Kleinunternehmer-Grenzen
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG neu gefasst. Seit 2025 gilt: Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstieg und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Überschreitest du die Grenze, wirst du zum regulären Unternehmer — und damit voll von der E-Rechnungspflicht erfasst.
Empfehlung für den Start
- Stelle sicher, dass eingehende XML- und ZUGFeRD-Rechnungen bei dir ankommen und lesbar sind.
- Lege deine E-Rechnungen revisionssicher ab (siehe Archivierung).
- Wenn du freiwillig E-Rechnungen schreiben willst, kannst du eine E-Rechnung kostenlos erstellen — direkt im Browser.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung (Papier oder PDF) ausstellen. Eine strukturierte E-Rechnung ist freiwillig.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle inländischen Unternehmen — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?
Ja. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen und Prüfen der XML brauchst du nur ein kostenloses Tool, das die Datei darstellt und gegen die EN 16931 validiert.