E-Rechnung im Handwerk: Empfang, Archivierung, Übertragungswege

Aktualisiert: 2026-08-02

Im Handwerk trifft die E-Rechnung auf einen Alltag, für den sie nicht gebaut wurde: Der Chef ist auf der Baustelle, die Buchhaltung läuft abends am Küchentisch, und der Materiallieferant kündigt an, ab dem nächsten Quartal nur noch XML zu schicken. Die gute Nachricht: Die Hürden sind kleiner, als sie klingen.

Was für deinen Betrieb tatsächlich gilt

Zwei Pflichten, sauber getrennt:

• Empfang: gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden Betrieb — ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist.
• Versand: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Details unter E-Rechnung Fristen.

Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor. Wer überwiegend für Endkunden arbeitet, ist beim Versand also nur für den kleineren Teil seiner Rechnungen betroffen — beim Empfang dagegen voll, denn Lieferanten, Großhandel und Nachunternehmer sind Unternehmen.

Hürde 1: Rechnungen empfangen, wenn niemand im Büro sitzt

Der Empfang braucht keine Software, sondern eine Entscheidung: ein festes Postfach, das allen Lieferanten bekannt ist.

Was sich bewährt hat:

• Eine eigene Adresse wie [email protected] — nicht das persönliche Postfach des Inhabers, das im Urlaub niemand liest.
• Diese Adresse aktiv an alle Lieferanten melden, statt zu warten, bis die erste Rechnung im falschen Postfach landet.
• Mobil erreichbar halten. Eine eingehende XRechnung lässt sich direkt im Browser öffnen und als lesbare Rechnung anzeigen — auch vom Handy aus, ohne Installation und ohne Konto.

Die XML-Datei selbst sieht auf den ersten Blick unbrauchbar aus. Wie du sie in eine normale Rechnungsansicht verwandelst, zeigt E-Rechnung öffnen.

Hürde 2: Archivierung ohne Speicherplatzsorgen

Die Sorge vor explodierendem Cloud-Speicher ist in der Praxis unbegründet — sie stammt aus der Scan-Welt.

Eine XRechnung ist also in der Regel kleiner als der Scan, den sie ersetzt. Bei 2.000 Eingangsrechnungen im Jahr reden wir über wenige hundert Megabyte für den kompletten Aufbewahrungszeitraum.

Wichtiger als der Platz sind zwei Regeln:

1. Das strukturierte Original aufbewahren, nicht den Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF. Bei ZUGFeRD gehört die PDF mit eingebettetem XML ins Archiv — nicht die entnommene XML allein und nicht die PDF ohne Anhang.
2. Unveränderbar und acht Jahre lang, nach den GoBD. Die Details, einschließlich der Frage, was bei einem Wechsel der Software passiert, stehen unter E-Rechnung archivieren.

Hürde 3: Lieferanten den Übertragungsweg mitteilen

Der Gesetzgeber schreibt kein Übertragungsverfahren vor. In der Praxis läuft der ganz überwiegende Teil schlicht per E-Mail-Anhang — das genügt.

Daneben gibt es:

• Download-Portale großer Lieferanten. Nachteil: Du musst dich aktiv erinnern, sie abzurufen. Wenn möglich, auf E-Mail-Zustellung umstellen.
• Peppol — ein Netzwerk, das vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und im EU-Ausland eine Rolle spielt. Für den durchschnittlichen Handwerksbetrieb ist es kein Muss.

Eine kurze Mitteilung an alle Lieferanten reicht als Vorbereitung — Adresse, Format, fertig:

Bitte senden Sie Rechnungen ab sofort ausschließlich an [email protected]. Wir nehmen XRechnung und ZUGFeRD entgegen; ein zusätzlicher Papierversand ist nicht erforderlich.

Hürde 4: Eigene Rechnungen an Auftraggeber

Wer für Generalunternehmer, Wohnungsbaugesellschaften oder Kommunen arbeitet, braucht in vielen Fällen schon heute eine E-Rechnung — unabhängig von der eigenen Umsatzgrenze, weil der Auftraggeber es verlangt.

Zwei Punkte entscheiden dabei über Annahme oder Ablehnung:

• Format: Bei öffentlichen Auftraggebern ist es die XRechnung, bei privaten Auftraggebern meist ZUGFeRD. Die Entscheidungshilfe steht unter Welches Format?.
• Leitweg-ID: Bei Behörden zwingend. Sie wird pro Auftraggeber vergeben — hol sie dir bei Auftragsannahme, nicht erst beim Rechnungsschreiben, und pflege sie zum Kunden in die Stammdaten.

Abschlags- und Schlussrechnungen sind übrigens kein Sonderfall: Beide gehen als normale E-Rechnung, die Schlussrechnung mit Verweis auf die bereits abgerechneten Beträge.

In 20 Minuten startklar

1. Rechnungs-Postfach festlegen und an alle Lieferanten melden.
2. Eine bereits erhaltene XML- oder ZUGFeRD-Datei im Browser öffnen und prüfen — so weißt du, dass der Empfang funktioniert.
3. Ablageort für die Originaldateien bestimmen und mit dem Steuerberater abstimmen.
4. Bei Aufträgen der öffentlichen Hand: Leitweg-ID erfragen und im Kundenstamm hinterlegen.

Den vollständigen Umstellungsplan für den eigenen Rechnungsversand findest du unter In 5 Schritten zur E-Rechnung.