E-Rechnung: Was ist das? Definition & Pflicht erklärt
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Seit dem 1. Januar 2025 ist dieser Begriff in Deutschland gesetzlich neu definiert — und eine einfache PDF zählt nicht mehr dazu.
Definition nach § 14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit der Reform durch das Wachstumschancengesetz drei Arten von Rechnungen:
- E-Rechnung: in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt — und der Norm EN 16931 entspricht.
- Sonstige Rechnung: jede andere Rechnung, ob auf Papier oder als PDF, JPG oder Word-Dokument.
- Hybrid: eine PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) — sie gilt als E-Rechnung, weil der strukturierte XML-Teil maßgeblich ist.
Der entscheidende Punkt: Eine PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Maschinen können den Inhalt einer PDF nicht zuverlässig auslesen — eine XML-Datei dagegen schon.
Warum strukturierte Daten?
In einer E-Rechnung steht jede Information — Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferdatum — in einem klar benannten Datenfeld. Buchhaltungssoftware kann diese Felder direkt einlesen und verbuchen, ohne dass jemand abtippt. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und beschleunigt die Zahlung. Mehr dazu unter Vorteile der E-Rechnung.
Die wichtigsten Formate
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML | Rechnungen an Behörden (B2G) |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML | B2B, wenn der Empfänger die Rechnung auch „sehen“ soll |
| Peppol BIS 3.0 | UBL-XML über ein Netzwerk | grenzüberschreitender Austausch |
Alle drei beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Welches Format wann passt, klärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Ab wann gilt die Pflicht?
- Seit 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen.
Die vollständige Übersicht steht unter E-Rechnung Fristen und E-Rechnung Pflicht 2025.
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Du kannst eine E-Rechnung direkt im Browser öffnen, prüfen und erstellen — ohne Upload und ohne Konto. Eingehende XML- oder ZUGFeRD-Rechnungen werden lesbar angezeigt und gegen die EN 16931 validiert.
Häufige Fragen
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit der Neufassung von § 14 UStG ist eine reine PDF eine „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Brauche ich eine E-Rechnung als Kleinunternehmer?
Empfangen ja: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Beim Versand sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV dauerhaft befreit.
Welche Formate sind in Deutschland erlaubt?
Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen — vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und XML). Peppol BIS Billing 3.0 ist ebenfalls konform.