Archiver les factures électroniques : GoBD, délai et format
Les factures électroniques, comme toutes les factures, doivent être conservées — mais avec une particularité : ce qui compte, c’est l’original structuré, et non l’impression.
Pendant combien de temps ? Huit ans depuis 2025
La quatrième loi d’allègement bureaucratique (BEG IV) a réduit le délai de conservation des factures (pièces comptables) de dix à huit ans. Les articles 147 (3) AO et 14b (1) UStG ont été modifiés.
- En vigueur depuis : le 1er janvier 2025.
- S’applique à : tous les documents dont le délai de conservation n’était pas encore expiré au 1er janvier 2025.
- Exception : pour les entreprises supervisées par la BaFin (banques, assureurs), la réduction prend effet un an plus tard.
Dans quel format ? Le XML original
La facture électronique doit être conservée dans le format structuré d’origine — le fichier XML inchangé et lisible par machine. Important :
- Une impression ou un PDF converti ne suffit pas.
- Avec ZUGFeRD, le XML embarqué est la partie qui fait foi et doit être conservé — conservez l’intégralité du PDF/A-3.
Ce qu’exigent les GoBD
Les GoBD (principes de tenue et de conservation régulières des livres, écritures … sous forme électronique) exigent trois propriétés pour toute la durée de conservation :
| Principe | Signification |
|---|---|
| Authenticité de l’origine | L’émetteur peut être clairement identifié. |
| Intégrité du contenu | Les données de la facture ne doivent pas être modifiées. |
| Lisibilité | La facture reste affichable à tout moment. |
En pratique, cela signifie : stockez le fichier original dans un système qui empêche ou journalise les modifications, et assurez-vous de pouvoir afficher le XML de façon lisible à tout moment pendant toute la période.
Conseil pratique
Classez les factures électroniques entrantes et sortantes dans un système d’archivage inaltérable dès leur réception ou leur envoi — séparément des copies de travail. Avant le classement, il vaut la peine de vérifier rapidement si la facture est valide ; les factures non valides devraient être contestées avant d’être comptabilisées.
Vous pouvez ouvrir et vérifier chaque fichier en local dans votre navigateur avant l’archivage — sans téléversement.
Frequently asked questions
Combien de temps dois-je conserver les factures électroniques ?
Depuis 2025, huit ans. La quatrième loi d’allègement bureaucratique a réduit le délai de conservation des factures de dix à huit ans — valable pour tous les documents dont le délai n’était pas encore expiré au 1er janvier 2025.
Dans quel format dois-je archiver les factures électroniques ?
Dans le format structuré d’origine. Le XML doit être conservé inchangé et lisible par machine. Avec ZUGFeRD, le XML embarqué constitue la partie qui fait foi et doit également être conservé.
Une impression ou un PDF suffit-il comme archive ?
Non. Une impression ou un PDF converti ne satisfait pas aux exigences. Le fichier XML original et inchangé doit être conservé.